e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde (şifreli) Gelir İdaresi Başkanlığı’nın bilgi işlem sistemlerinde saklanması zorunlu hale getirilmiştir.
9/10/2020 tarihli yayınlanan kılavuz ile ikincil kopyaların GİB’in bilgi işlem sistemlerinde saklanacağı yayınlanmıştır. Tebliğ’lerde ve kılavuzlarda açıkça belirtildiği üzere şifreli olarak GİB’de saklanan belgeler ikincil bir kopya olarak saklanacaktır. Belgelerin GİB’in bilgi sistemlerinde şifreli olarak saklanması, mükellefin ana sorumluluğu olan saklama ve beyan sorumluluğunu ortadan kaldırmamaktadır.
Mükelleflerin sorumluluğunda olan e-Defter dosyaları ve bunlara ilişkin berat dosyalarının ana kopyalarının mükellefte veya mükellefin her an ulaşabileceği, saklama hizmeti veren Özel Entegratörlerde saklanmasının zorunluluğu devam etmektedir.
Mükellef, GİB’in bilgi sistemlerinde saklanan belgelere tekrar erişim ve indirme işlemi yapamamaktadır.